Que es una factura proforma

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     Concepto de factura proforma

Una factura proforma es un documento que muestra una operación de compraventa. No es la  la factura ordinaria, ni tampoco la sustituye, aunque puede que al final se transforme en ella -en la factura definitiva- pero sin llevar la misma numeración, ya que no tiene valor para Hacienda. Al no tener una validez contable ni fiscal para la Agencia Tributaria, una factura proforma es, un documento que -repito- no ha que confundir con la factura; aunque legalmente tiene sus derecho y responsabilidad, como veremos a continuación. Es necesario saber esto, pues la Agencia Tributaria nunca te aceptará una factura proforma como un documento fiscal válido en caso de requerimiento o inspección.

Pongamos que eres un emprendedor muy dinámico y quieres enviar una oferta comercial. Lo común es enviar un presupuesto. Pero pongamos que has acordado ya el servicio o que tu cliente ha hecho el pedido (aunque no ha pagado todavía). Entonces envías una factura proforma.

Pues eso es básicamente una factura proforma: una oferta comercial o, en su defecto, un borrador de factura. Pero nunca es  una factura ordinaria.

     ¿Cuando se utiliza la factura proforma?

La factura proforma es de normal utilización en contratos internacionales de exportación, sobre todo cuando se utiliza por crédito documentario, ya que el banco que respalda la operación quiere una factura proforma para conocer las condiciones de la contratación,  envío, productos, etc.  También puede servir como documento para alguna actuación o autorización administrativa.  

Lo vemos más claro imaginando una exportación. En el barco está la mercancía y es inspeccionada por el importador o una empresa contratada por él, para asegurarse de que lo que se envía es lo contratado,  de ahí que la factura proforma ayuda al control de lo que se tiene que mandar. 

     Es un contrato de venta

Antes hablábamos de las características legales fuera del marco fiscal dónde en principio no tiene relevancia alguna,  pero hay que recordar que la factura proforma cumple con una función  contractual determinante.  Quedan reflejadas las condiciones de suministro de la mercancía, el precio, el tiempo, la forma de pago y por lo tanto cuando se acepta,  se está dando perfección al contrato,  es por esto, que en las ventas internacionales es el único documento en el que se recogen las condiciones de la operación.

     ¿Qué condiciones debe tener una factura proforma para su validez?

Hay que redactar con minuciosidad qué tipo de productos estamos suministrando: nombre, lugar de origen denominación,  precio,  forma de pago,  plazo de entrega,  divisa a pagar y otras condiciones que se crean fundamentales.  también es conveniente indicar el foro en el que se van a solventar las actuaciones judiciales o arbitrales en caso de controversia. También se puede aludir a los términos de Incoterm,  que establece las normas internacionales sobre entrega de mercancía,  transmisión de riesgos,  normas aduaneras, distribución de gastos, etc.

Es muy importante establecer un plazo de vigencia determinado para la facturas proforma,  ya que pueden incrementarse gastos no queridos, si se deja demasiado plazo de vigencia a la misma,  por ejemplo los gastos de transporte que varían según temporada.  En este sentido una vez finalizado el plazo de vigencia cesará la responsabilidad de ambas partes.  Es asimismo necesario,  la aceptación clara de la factura proforma para posteriormente “curarse en salud” en caso de litigio,  así que nuestra recomendación es que os firmen la factura proforma, por ejemplo escaneada por correo electrónico en caso de que no sea físicamente posible.

En el siguiente enlace del ICEX entrarás información de utilidad.    🙂


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Written by Antonio Gatell

Abogado con más de 20 años de profesión y apasionado en las nuevas tecnologías, disfrutando de mi actividad principal, para desarrollarla también en entorno digitales, gracias un camino que emprendí ya hace bastantes años en todo lo relacionado con Internet y la comunicación, donde la curiosidad y el auto aprendizaje me han llevado por caminos que acaban convergiendo en un punto...

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