Como hacer la factura digital

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Pasos para hacer la factura digital

Una de las especialidades de este despacho es la reclamación de principal y/o  intereses por deudas contra la Administración.  En concreto, hemos reclamado muchos incumplimientos en los pagos en contratos de suministros médicos.

Fruto de ese conocimiento hemos conocido en profundidad como funciona la facturación a la Administración, razón por la que uno de nuestros clientes, conocedor  de ello junto con nuestra tendencia natural a las nuevas tecnologías, nos ha encargado este trabajo. Así el cliente mata “dos pajaros de un tiro”.

a) El control de la facturación

b) Una posible reclamación en caso de retraso en los pagos o impago, cosa que hasta hace no mucho era lo más natural…   🙁

En el caso de que aún no tengas un certificado digital debes ver este artículo sobre la factura digital previamente.

1.- Descargar Factura-e e instalar. Si no lo tiene puede conseguirlo en aquí.

2º.- Para entrar en el programa Factura-e. Escribe abajo de windows en la zona de la lupa la palabra Facturae y ejecuta el programa.

Como hacer la factura digital

Como hacer la factura digital

 

3º.- Haz click en generar factura
Hay dos campos. El de la derecha es para el número correlativo de la factura -obligatorio para Hacienda- y el de la izquierda podéis poner lo que queráis. Normalmente se pone el año, aunque hay empresas que ponen otras referencias (Hospitales, tipo de producto, etc). Si no sabéís, lo podéis dejar como está, ya que el programa por defecto os dará el año.

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4º.- Emisor. La empresa que le hace la factura a la Administración. Sólo los campos con asterísticos son obligatorios. Normalmente en tipo de residencia será Residente, salvo casos de extranjeros. Para que se active tienes que hacer clic en el siguiente botón:

6º.- Receptor. ¿A órgano de la Administración vais a emitir la factura? Aquí tendréis que saber los Códigos del Órgano correspondiente pidiéndolo a la Administración.  En el pliego administrativo podéis verlo. Si son contratos menores debéis preguntarlo a la Administración. No obstante, en los siguiente enlace tenéis los DIR (que es como se llamna) a los diferentes órganos de la Administración de Andalucía.  También en la web de la Administración General  podéis ver más códigos.

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Aunque -insisto- esta información, os la deben proveer en la Administración, os dejamos  algunas plataformas con las que trabajamos nosotros para nuestros clientes:

Plataforma Logistica Cadiz

Oficina Contable: A01004456 INTERVENCION GENERAL

Órgano Gestor: GE0000260 PLATAFORMA LOGÍSTICA SANITARIA cadiz

Unidad Tramitadora: GE0000260 PLATAFORMA LOGÍSTICA SANITARIA cadiz

Dirección Plataforma Provincial Sanitaria Logistica Cadiz
Recinto Zona Franca s/n Edificio Atlas
Planta Baja 11011 Cadiz

Plataforma Logistica Málaga

Oficina Contable: A01004456 INTERVENCION GENERAL

Órgano Gestor: GE0000261 PLATAFORMA LOGÍSTICA SANITARIA CÓRDOBA

Unidad Tramitadora: GE0000261 PLATAFORMA LOGÍSTICA SANITARIA CÓRDOBA

Con el siguiente ejemplo veréis mejor como introducir el órgano receptor de la Administración.

(Dado que mi cliente factura a algunos Hospitales de Córdoba tiene que hacer la factura con el siguiente receptor):

Plataforma Logística Córdoba

Oficina Contable: A01004456 INTERVENCION GENERAL (Este es el dato de id. fiscal- ver el gráfico siguiente)

Órgano Gestor: GE0000261 PLATAFORMA LOGÍSTICA SANITARIA CÓRDOBA

Unidad Tramitadora: GE0000261 PLATAFORMA LOGÍSTICA SANITARIA CÓRDOBA

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Lo  siguiente que os puede confundir es la Razón Social. La razón social es cómo se conoce legal y coletivamente a una entidad.

También cuando lleguéis a la pestaña FACe ver el siguiente:

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Para pasar con confianza la siguiente pantalla debéis tener en cuenta no sólo conocer los 3 campos antes comentados (Órgano Gestor, Unidad tramitadora y Oficina contable) sino escribir los siguientes campos. En el Apartado descripción:  PLATAFORMA LOGÍSTICA SANITARIA CÓRDOBA

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Como decía el Nombre es obligatorio, así que nosotros hemos puesto  en Nombre:   Plataforma

Primer Apellido:  Logistica Sanitaria y en Segundo Apellido : C´órdoba

7º) Detalle de la Factura. Aqui es donde se incluyen los detalles a facturar de los productos en cuestión. Ojo, esta pantalla se rellena por cada producto. Si el pedido tiene varios productos a facturar, habrá que repetir esta pantalla por cada producto.

En descripcion id el producto. Importante que la nomenclatura que introduzcaís sea la más parecida -sino igual- con los detalles que tiene la Administración (pedido o contrato administrativo), ya que cuando esto llegue a las plataformas de pago, la menor divergencia hará que os rechacen la factura. Este principio vale para todo. Sed meticulosos.

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Cantidad Unitaria. El programa se encagará de sumarlas unidades. Si son 10 Cepillos, poner 10 y en cantidad unitaria el precio de cada cepillo in Iva: este se pone después. Más tarde lo explico

El programa se encarga de sumar dichas cantidades solo.

Información Adicional es una especie de “cajón de sastre” donde se puede meter aquello que no tenga anclaje en otro sitio por lo que  hasta el final de leer toda la información no pongáis nada.

Otros datos:
La siguiente información no la váis a encontrar en ningún sitio y tiene mucha importantacia: ¿Dónde se pone el contraalbarán? Se pone en Ref Emisor/Ref operacion/pedido. Después de hablar con los informáticos de la administración y descifrar el fichero xml lo supimos…   💡

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Expediente se refiere al Expediente Administrativo. Tened en cuenta que  en algunos contratos menores no hay expediente  administrativo, por lo que este campo quedará vació.

El pedido que hace la Administración se escribe en la pestaña Refs Receptor. No olvidéis poner las fecha correspondientes

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Albarán y su fecha  (ver banner anterior)

Codigo del Artículo. La administración tiene su propia codificación de artículos. Según la documentación del pedido de la Administración podréis saber cual es dicho artículo

Impuestos

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Según cada producto así será el IVA (21 %, 10, etc)

8º) Datos de pago. Con carácter previo, os aviso de que la Administración, al menos la Andaluza debe haber reconocido previamente los datos de vuestra cuenta bancaria. Para saberlo o dar de alta una nueva podéis ir a la  Junta.

Ir la pestaña Datos de Pago y después a la pestaña Cuenta de Abono y rellenar todos los Campos

9º) Guardar Borrador y os aparecerá una nueva pestaña para firmar con la  firma digital (valga la redundancia).   🙂

Suponiendo que el certificado de la firma elect´rónica esté instalado correctamente, lo elegiréis entre los disponibles y le dais a continuar.

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Si no tenéis firma digital debéis ir  al segundo enlace de este artículo (factura digital). Esto creara un archivo con extensión xsig. Este tipo de archivos son problemáticos para imprimir ya que son en formato xml, pero al final os  doy la solución para ello. Debéis conocer la ruta donde se ha guardado este archivo. Si cuando instalasteis el programa no modificasteis la ruta de instalación, el archivo que acabáis de crear estará en C:\Facturae-3.4\Invoices (Facturae-3.4 es la actual  versión del programa, puede tener otro nombre muy parecido)

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11º) Enviar factura a través de la web.  Ir la siguiente dirección correspondiente al registro de Factura digital. Esta corresponde al Estado, pero la Comunidades Autónomas tiene también otros puntos de entrada. En nuestro caso la introducimos aquí y es el Estado Central quien se coordina con la Junta de Andalucía llegando allí la misma información. Cuando le deis a botón remitir factura os pedirá el certificado digital que está instalado previamente.

13º) Podéis guardar prueba del envio imprimiendo en pdf, aunque al correo electronico os llegará puntualmente la siguiente información sobre la factura
a) Recepcion
b) Denegación o Aceptación factura
d) Obligacion reconocida
e) Obligacion contabilizada
f) Pagada
Así que si hacéis un buen filtrado de correo electrónico lo tendréis todo bien ordenado, sin perjuicio de que en la plataforma podéis la evolución del estado de las facturas

Siguiente enlace es el punto general de entradas de facturas eletrónicas (indidencias, solicitud de alta, consultas generales), en definitiva un lugar para enviar todo tipo de cuestiones. Es una especie de Registro general a la antigua usanza y no parece necesitar certificado digital, aunque esto ultimo no lo he comprobado.

14º) Finalmente os será de utilidad poder imprimir la facturas ya que el programa Facturae no lo hace por si mismo. Podéis hacerlo aqui.

Si os ha sido útil dejad vuestros comentarios y compartidlo.


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Written by Antonio Gatell

Abogado con más de 20 años de profesión y apasionado en las nuevas tecnologías, disfrutando de mi actividad principal, para desarrollarla también en entorno digitales, gracias un camino que emprendí ya hace bastantes años en todo lo relacionado con Internet y la comunicación, donde la curiosidad y el auto aprendizaje me han llevado por caminos que acaban convergiendo en un punto...

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